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公司基本資料信息
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解決方案研發(fā)背景
在目前狀況下，我們面對(duì)幾十萬卷檔案、面對(duì)歷史長河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號(hào)、面對(duì)我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對(duì)適合新案需要而制定的諸多新分類號(hào)，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫、將數(shù)百卷需利用檔案拿進(jìn)拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯(cuò)、看錯(cuò)、寫錯(cuò)、拿錯(cuò)、錄入錯(cuò)、放錯(cuò)時(shí)時(shí)在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！
一 傳統(tǒng)解決方案
目前我館檔案的流動(dòng)過程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動(dòng)和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動(dòng)。在流通過程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動(dòng)是一個(gè)循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動(dòng)可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。
小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問題：1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。2、辦案人員工作忙，幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€(gè)人辦理完的案卷，委托一個(gè)人來歸還，一個(gè)處室?guī)资?，服?wù)部要費(fèi)時(shí)費(fèi)力去查找借出的登記來注銷。
大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時(shí)借還案交接時(shí)，稍亂就會(huì)出錯(cuò)。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進(jìn)出館的案卷號(hào)及利用人的信息及時(shí)錄入，每日進(jìn)出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復(fù)敲入幾十次；檔號(hào)文號(hào)門類眾多，稍一疏忽就出錯(cuò)。3、借出量大時(shí)，案卷號(hào)不能及時(shí)錄入，歸還時(shí)就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。4、借出環(huán)節(jié)出錯(cuò)，還案時(shí)注銷不了，若盲目補(bǔ)輸入其內(nèi)容，造成計(jì)算機(jī)內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯(cuò)誤會(huì)積水成災(zāi)。5、還案時(shí)要面對(duì)數(shù)頁紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。
出錯(cuò)的形式累計(jì)數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯(cuò)，都將帶來諸多的麻煩，導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進(jìn)入良性循環(huán)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。
二 遠(yuǎn)平檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益
遠(yuǎn)平檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時(shí)的跟蹤檔案的流動(dòng)情況。方便管理人員查詢，調(diào)動(dòng)檔案。
- 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70%
- 減少檔案的丟失70%
- 減少操作的錯(cuò)誤率80%
- 增強(qiáng)檔案的追溯100%
- 減少工作量和工作時(shí)間50%
- 提高客戶服務(wù)水平
1、系統(tǒng)開發(fā)效率極大提高，成本降低，上線成功率可達(dá)到100％。
2、系統(tǒng)采用C./S架構(gòu)設(shè)計(jì)、運(yùn)行效率高、安全穩(wěn)定、同時(shí)可以和各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)靈活對(duì)接，達(dá)到全面的協(xié)同。
三 遠(yuǎn)平檔案管理系統(tǒng)概述
使用條碼技術(shù)--迎接流通管理質(zhì)的飛躍
1、取消鍵盤按鍵輸入
檔案流向的信息必須進(jìn)入計(jì)算機(jī)才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號(hào)、文號(hào)、相關(guān)文號(hào)、案卷題名（甚至審核書內(nèi)容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點(diǎn)等編成一個(gè)條碼，打印在案卷封面及檔案盒上，使用手持或固定掃描器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準(zhǔn)確度更是不容置疑，它的差錯(cuò)率可達(dá)百萬分之一以上，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。
2、快速進(jìn)行檔案的借還交接、簡化手續(xù)
檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無相關(guān)的文號(hào)、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時(shí)間、何時(shí)何人歸還、經(jīng)誰手歸還等。借出時(shí)要一一登記，歸還時(shí)要一一注銷，看錯(cuò)寫錯(cuò)屢見不鮮，有時(shí)要查一卷歸還時(shí)注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個(gè)借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費(fèi)了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識(shí)別器及計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)通過核實(shí)、存儲(chǔ)檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動(dòng)打印出有日期小條，簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計(jì)，方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提高效率和管理水平。
3、全面快速提取信息
目前我們花很多時(shí)間在流通管理庫內(nèi)輸入的內(nèi)容，僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過期未還檔案的時(shí)候，市規(guī)劃局處室的借案人員都來查詢被催還的檔案是什么內(nèi)容？我們只能一一將檔號(hào)輸入到另一個(gè)數(shù)據(jù)庫去檢索，耗時(shí)耗力，而條碼中存儲(chǔ)的信息，足以使一張催還單上提示借案時(shí)間及案卷內(nèi)容等所有信息，這些信息有利于辦案者對(duì)辦案過程的提醒與回顧，查到檔案的流向，有利于保證檔案的安全。
人們對(duì)信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準(zhǔn)確。條形碼的盡快應(yīng)用將進(jìn)一步加速和滿足利用者對(duì)獲取信息的種種愿望。
4、減少取案、放案的錯(cuò)誤發(fā)生
我館庫存幾十萬卷檔案，其中檔號(hào)、封面相似的太多，當(dāng)我們拿著檔號(hào)去庫房調(diào)案和還案時(shí)，很多時(shí)候都不能快速準(zhǔn)確反應(yīng)出該檔號(hào)在五個(gè)樓層八間大庫房二十幾組密集架中放在哪一組？哪一列？哪一節(jié)層？而舊案與新案中有重復(fù)檔號(hào)暫時(shí)未改過來，使檔號(hào)已不能成為快速準(zhǔn)確地還案上架的最優(yōu)標(biāo)識(shí)，而條形碼中"存放地點(diǎn)"的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標(biāo)識(shí)和最好幫手，它避開人腦先思索檔號(hào)再轉(zhuǎn)入思索存放地點(diǎn)這一環(huán)節(jié)，直接按存放地點(diǎn)信息取放檔案，改變以往常常出現(xiàn)的一件檔案不慎放錯(cuò)可能會(huì)"石沉大海"、找回此案就好似"海底撈針"的尷尬局面。因?yàn)橛?jì)算機(jī)每日掃描條碼后儲(chǔ)存的信息，可以快速準(zhǔn)確地將錯(cuò)案發(fā)生的時(shí)間，我們到過哪一庫、哪一節(jié)、哪一層等信息提示給我們，盡快鎖定差錯(cuò)范圍，條碼信息無形中為我們?cè)黾恿艘坏辣Ｗo(hù)線和監(jiān)督崗，令我們的尋找工作如虎添翼（其前提條件是存放地點(diǎn)一旦確定便不能更改）。
5、提供檔案的跟蹤與調(diào)控
檔案在辦案過程中流動(dòng)時(shí)，進(jìn)入誰手中，只需掃描一下條碼，檔案流向清清楚楚，超出規(guī)定時(shí)間，我們可及時(shí)發(fā)出提示，起到督促與催辦作用。使檔案的流動(dòng)從此走出盲區(qū)，讓它無時(shí)無刻不在我們的***中。
總而言之，條形碼技術(shù)的應(yīng)用將在我們夢(mèng)想中的檔案借閱自動(dòng)傳輸系統(tǒng)中大顯身手，起到主力軍作用，大大提高數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度，減少人力、提高工作效率，為檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化做出大貢獻(xiàn)。
四 遠(yuǎn)平檔案管理系統(tǒng)流程圖
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